定期点検のスケジューリングが劇的改善!アフター事業に効く「助っ人クラウド」活用術

定期点検のスケジューリングが劇的改善!アフター事業に効く「助っ人クラウド」活用術
サービス導入事例

保証期間のロングスパン化に伴い、定期点検などアフターメンテナンスの業務煩雑化に困っている住宅会社様が増えています。ここでは、アフター事業に強い住宅事業支援クラウドシステム助っ人クラウド」をアフターメンテナンス部門に活用した住宅会社様の導入事例をご紹介します。

過去供給戸数 4,000~5,000棟
従業員数 50~100名
事業所数 5~10ヶ所
「助っ人クラウド」とは

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アフターメンテナンス事業の課題

課題
  • アフター期間が長期にわたり、定期点検などの案件管理がうまくいかない
  • 担当者変更により、お施主様との良好な関係性が途切れてしまう
  • アフターメンテナンスに対する情報蓄積の感度が担当者により異なる
解決策
  • アフターメンテナンスのスケジュールを一元管理する
  • アポイントメントと進捗管理を全件フォローする専任担当者を設ける
  • メールや問い合わせ履歴を蓄積・共有し、社全体で案件を把握する
効果
  • アフター履歴が、そのまま物件エビデンスとして蓄積
  • 担当者まかせの属人的なサービスから脱却。サービスが平準化

全件スケジュールをフォローする「専任管理担当者」を設けることで、効率化アップ

専任管理担当者

アフター担当者の月間スケジュールを管理担当者が設定

その月に発生する定期点検案件を、管理担当者がアフター担当者のスケジュール表に日時含めて直接入力。アフター担当者はそのスケジュールを基にお施主様へ対して点検アポイントを実施していきます。

対象物件は、助っ人クラウドのマップ機能で一覧表示できるので、近い物件をピックアップして効率よくスケジュールを組むことが可能です。

毎月大量に発生する定期点検案件を「アポイントメントは取れているか」「対応が止まってないか」のふたつのポイントで集中管理

助っ人クラウドは、アフター対象物件のアポイントメントがとれているかが一目でチェックできるので、管理担当者はそれを見ながら定期点検の連絡取りこぼしがないように確認していきます。

また、ステータス「対応中」の案件が10日間更新されない時も「注意」案件としてピックアップされるので、管理担当者が状況確認のフォローに入ります。

アフター担当者が案件ステータスを「完了」にすれば、対応完了。管理担当者は、アポイントメントの有無・物件対応中ステータスの停滞という二つの点に集中して管理することで大きく進捗管理の効率化につながりました。

アフター担当者の業務量を軽減
助っ人クラウドならではのアフター機能を使いこなす

助っ人クラウドアフターメンテナンス補助機能

点検チェックシートや点検手配メール送信機能など、アフター業務をバックアップする機能が好評

アフター担当者は、あらかじめ設定してある点検チェックシートをもとに、お客様邸の点検を行います。タブレットなどからダイレクトにチェックシートに入力できるほか、紙に慣れている担当者向けには出力用レイアウトからプリントも可能。事務所に戻った後にパソコンからチェック項目の入力を行う担当者も数多くいます。

また、協力会社への手配も助っ人クラウド上から可能です。メール送信履歴がそのまま蓄積され、アフター担当者が急に休んだ時なども他のメンバーがそのまま業務を引き継ぐことができます。

点検予定日前には、アフター担当者にアラームメールで通知。訪問漏れを防ぎます。

お客様マイページ機能を利用して
コミュニケーション履歴を蓄積

お客様マイページ機能

お施主様との接点は、助っ人クラウド上の「お客様マイページ機能」を使用します。IDはメールアドレスだけで簡単作成。図面や書類を共有できるフォルダや、メッセージ機能、定期点検スケジュールなどのお知らせも可能です。

新築時からご利用いただくケースが多く、コミュニケーション履歴なども含めて顧客管理のエビデンスとして蓄積されます。

社内共有も簡単にできるので、担当者不在時にお施主様から問い合わせがあっても安心。顧客情報管理の品質が向上します

初期費用・月額料金ともに0円。
住宅会社のDX化を助っ人クラウドが支援します

助っ人クラウドは、ハウスジーメンが提供する「新築住宅かし保険」をご利用いただいている住宅会社様に無料で提供しています。また、導入から自社に合わせた利用方法まで専属担当者によるサポートを受けられる点も魅力です。

助っ人クラウドが住宅会社様のDX化を促進し、企業課題の解決に貢献します。

「助っ人クラウド」を詳しく知る

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