すべての補修履歴を網羅。｢助っ人クラウド｣で実現したアフター管理システム構築

株式会社アイビックは1972年に創業、大分県を中心として注文住宅事業を展開するビルダーです。品質と設計力の高さを強みに、大手ハウスメーカーと競合する高価格帯のポジションで、安定して着工数を維持。これまで累計約4,500棟を供給しています。

ここでは、近年力を入れているアフター部門（総務部ＣＳ課）で、どのように助っ人クラウドを活用いただいているのか、実際の使用シーンをお伺いしました。

「助っ人クラウド」とは

アフター売上･現場効率化につながるシステム
｢助っ人クラウド｣５つのポイント
住宅事業支援クラウドシステム｜助っ人クラウド
助っ人クラウドの最大の特徴が「新築物件データベース」の自動作成。瑕疵保険法人であるハウスジーメンが提　…続きを読む

助っ人クラウドで
訪問スケジュールを全件管理

LINEグループとの併用で連絡もれを防ぐ

アイビックさんではアフター業務で助っ人クラウドをご活用いただいています。定期点検のスケジュール管理はどうやっているのでしょうか。

村田さん　定期点検のお知らせは郵送でお知らせしており、それを見たお施主様から当社にお電話いただくフローになっています。当社では、電話を受けた人が全社LINEグループに投稿して共有するというルールになっていて、定期点検希望の投稿が入ると、CS課のスタッフからお施主様へご連絡して日程調整に入ります。

対応もれなどはないんでしょうか。

太田さん　LINEグループは、私も含めた全社員が見ています。未対応案件が残っていると「あれってどうなってる？」って私から確認することもありますね。

村田さん　その指摘がこないように動くのが、スタッフにとって良いプレッシャーになっています（笑）。

スケジュール機能（助っ人クラウド デモ画面）

村田さん　日程調整が済んだものは、助っ人クラウドの案件情報から訪問予定を追加。各スタッフ別にカレンダーへ自動反映されるので、週間・月間の定期点検予定が一目で分かり、とても便利です。
定期点検だけでなく、イレギュラーな点検訪問も含めてすべて入力することで全体的なスケジュール管理として利用しています。

Googleマップと連携した「マップ」機能や、
「点検チェックシート」を活用

助っ人クラウドで便利だと思っている機能はありますか？

村田さん　マップ機能はよく使っています。物件住所欄の横にMAP表示ボタンがあるので表示も迷わないし、普段から使い慣れているGoogleマップと連携しているのでスタッフにも好評です。訪問前の準備が楽になりました。

Googleマップとの連携（助っ人クラウド デモ画面）

普段から使い慣れているツールって大事ですよね。

村田さん　ただ、Googleマップは「大字・字」といった昔からの地名がうまく表示されない場合もあります。正確な場所を指定して更新する必要があるのですが、なかなか全件更新しきれていません。それでも、近くにプロットされるので随分助かっています。

点検チェックシートは紙と併用

点検履歴はどのように残していますか。

村田さん　実は点検現場では、助っ人クラウドから出力した紙のチェックシートを使っているんですよ。お施主様に確認いただくにも、指摘事項などをメモするにも、やっぱり紙の方が慣れているという声が根強くて。ですから僕が管理者として、それらの記録を助っ人クラウドに登録しています。

村田さんが登録されているのですね。大変ではありませんか？

村田さん　正直、手間だなと思う時はあります。それでも、今までのように紙で残していた時よりは大幅に効率化していて、後で誰が見ても点検履歴が分かるという便利さには代えがたいですね。現場でタブレット端末から入力できればペーパーレスが実現できるのでしょうが、今はまず定着することに重きを置いている段階です。

アフター業務の効率化を実感

定期点検だけでなく、お施主様からの急な問い合わせ対応も網羅

太田真司代表取締役（写真右）と総務部CS課の村田光史チーフ（写真左）

助っ人クラウドを導入されて大きく変わったことなどありますか？

村田さん　物件数も多いので、アフター情報を助っ人クラウドに集約できたことはとても大きいですね。以前は、邸別の紙ファイルで管理していたのですが、特に突発的に起きた補修履歴などは、スタッフの属人的な管理になってしまっていました。
実は、今でも紙ファイルと助っ人クラウドを併用する形になっていて、完全ペーパーレスはできていません。それでも確実にデータの蓄積は増えていて、いつでも履歴を確認できるようになってきた。アフター業務が、着実に効率化できていると実感しています。

アフター事業の運営が円滑になれば、顧客満足度が向上し、リフォーム受注までの営業コストを削減することにもつながりますね。本日はありがとうございました。

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